„Czas jest darmowy, ale jest bezcenny”, jak powiedział amerykański biznesmen Harvey MacKay. Czas określany jest też w przysłowiu pieniądzem. Współcześnie, gdy wszyscy jesteśmy tak zabiegani, ma on szczególne znaczenie. Nie ma się więc co dziwić, że nie lubimy spóźniania się – w końcu wystarczy, że jedna osoba dotrze na spotkanie po czasie, by zaburzyć cały jego przebieg i harmonogram. Punktualność to obecnie podstawa, najlepszy wyraz szacunku do drugiej osoby.
Punktualność w biznesie
W biznesie obowiązuje wiele zasad, których warto przestrzegać, jeśli zależy nam na zaufaniu klientów. Budując je, pamiętajmy o ważnej cesze, jaką jest punktualność. Możemy być pewni, że nasze spóźnialstwo mocno osłabi renomę i reputację firmy – dla kontrahentów będzie to bowiem jawny znak braku szacunku do nich.
Za wzór punktualnych ludzi mogą nam służyć Japończycy. Obywatele Japonii cenią ją sobie i przestrzegają jej w codziennym życiu, a więc tym bardziej w kontaktach o charakterze biznesowym. To fundamentalna, najważniejsza zasada savoir-vivre’u, na co lepiej mieć szczególne baczenie, jeśli robimy interesy z przedstawicielami tej nacji.
Czego dowodzimy, będąc punktualnymi? Naszego:
- profesjonalizmu;
- szacunku dla drugiego człowieka;
- wiarygodności;
- samozdyscyplinowania;
- otwartości na spotkanie;
- gotowości do nawiązania współpracy.
Stąd prosty wniosek: spóźniając się, zaprzeczamy powyższym cechom. Nie zdziwmy się więc zdenerwowaniem i złością klienta – przecież nie przychodząc planowo, marnujemy jego cenny czas. Taki brak szacunku dla kontrahenta z pewnością nie sprzyja prowadzeniu i rozwojowi interesu. Tymczasem wystarczy przyjść choćby kilka minut wcześniej, by dowieść, że dotrzymujemy danego słowa, można nam zaufać, a naszego stałego lub potencjalnego klienta traktujemy ze wszech miar poważnie. Musimy koniecznie pamiętać, że w biznesie nie obowiązuje tzw. studencki kwadrans. Możemy być pewni, że stosując go, zaraz na wstępie zepsujemy atmosferę spotkania.
Prowadząc firmę i budując swoją markę, bazujemy przede wszystkim na kontaktach interpersonalnych i spotkaniach z ludźmi. Przestrzegając zasady punktualności, dajemy więc wyraz naszej wiarygodności i solidności, dowodzimy naszego profesjonalizmu. Gdy przychodzimy punktualnie, nasz klient czuje, że cenimy jego czas, a na naszym słowie można polegać.
Punktualność w biznesie stanowi dla kontrahentów gwarancję rzetelności naszej firmy oraz tego, że wywiąże się ona z kontraktu w najlepszy możliwy sposób. Dzięki tej prostej metodzie nasze usługi będą polecane i zyskamy nowych partnerów. Naprawdę warto cenić czas klienta.
Punktualność a savoir-vivre
Jeśli mamy tendencję do niepunktualności, musimy zdać sobie sprawę, że nie świadczy to dobrze o naszym wychowaniu. Zgodnie z zasadami savoir-vivre’u spóźnianie się postrzegane jest zazwyczaj równoznacznie z brakiem szacunku. Z kolei notoryczni spóźnialscy uważani są w najlepszym razie za roztargnionych, w najgorszym jednak zarzuca się im brak profesjonalizmu – osoby te ewidentnie nie wzbudzają zaufania.
Gdy przychodzimy na spotkanie na czas, jego uczestnicy mają pewność, że zależy nam zarówno na nich, jak i na samym zdarzeniu. Warto zdać sobie sprawę, że będąc punktualnymi, postępujemy wobec innych tak, jak sami chcielibyśmy, żeby nas traktowano. Chyba nie ma wśród nas nikogo, kto lubiłby długo czekać na drugą osobę, co i rusz nerwowo zerkając na zegarek.
A co, jeśli zdarzy się nam spóźnić? Z pewnością nieodzowne jest w takim przypadku, aby przeprosić. Zróbmy to jednak zwięźle i konkretnie, wystrzegając się obwiniania za ten incydent wszystkiego i wszystkich dookoła.
Co istotne, poza przyjściem po czasie za nietakt może zostać uznane także przybycie na spotkanie za wcześnie. Nasz rozmówca może być wtedy zajęty innym pilnym zadaniem, a my, będąc za szybko, tylko przeszkodzimy mu w jego realizacji. Najlepszą opcją jest więc pojawienie się na miejscu kilka minut przed umówioną godziną.
Punktualność – kwestia lepszej organizacji
Spóźnianie się, zwłaszcza w życiu zawodowym, w biznesie, może oznaczać spore problemy. W jaki sposób nauczyć się zatem punktualności? Jak nie nadszarpywać czyjejś cierpliwości?
Za skuteczne remedium na spóźnienia uznaje się lepszą samoorganizację. Chodzi o to, żeby nauczyć się zarządzać swoim czasem, co nie jest trudne, chodzi bowiem o zmianę naszych codziennych nawyków. Oto kilka podpowiedzi odnośnie tego, jak wypracować w sobie punktualność:
1. Chcąc terminowo dotrzeć na spotkanie, warto zacząć od oszacowania dokładnego czasu, jaki zajmie nam dotarcie na miejsce. Co ważne, musimy wziąć pod uwagę różne aspekty takiej drogi, tj. ewentualne korki, szukanie miejsca parkingowego czy np. spóźnienie komunikacji miejskiej, przesiadkę lub dystans do przejścia pieszo.
2. Dobrym rozwiązaniem jest również wychodzenie z domu przed czasem. Wtedy mamy już gwarancję dotarcia do celu planowo. Do wyżej obliczonego czasu dodajmy więc jakieś dodatkowe 10-15 minut.
3. Jadąc w nowe, nieznane miejsce, dokładnie zweryfikujmy trasę. Dobrze jest wcześniej zorientować się, jak wygląda budynek, w którym ma miejsce spotkanie. Pomóc w tym może choćby Google Street View, dzięki któremu rozpoznamy też, gdzie będziemy mogli zaparkować.
4. Pracując nad swoją punktualnością, zaopatrzmy się i korzystajmy z kalendarza – w smartfonie lub tradycyjnego. Bezwględnie notujmy w nim daty i godziny wszystkich naszych spotkań. Dzięki temu nic nam nie umknie.
5. Cenną praktyką jest przygotowanie sobie tzw. planu awaryjnego. Przykładowo: planując jazdę komunikacją miejską, weźmy pod uwagę jej możliwe spóźnienie czy nawet awarię. Miejmy alternatywę na taką sytuację, np. dojazd do celu taksówką.
6. Jeśli chcemy wyjść z domu o czasie, potrzebne na spotkanie rzeczy przygotujmy sobie już dzień wcześniej. Przyszykujmy niezbędne dokumenty i odzież. Dzięki temu nie będziemy przed samym wyjściem w popłochu prasować bluzki czy szukać krawata.
7. Zwróćmy uwagę, czy nasz brak punktualności nie jest efektem przeciągania się w czasie wcześniejszych zadań. Jeśli tak, rozsądnie je zaplanujmy. Przeznaczmy na każde odpowiednią, większą rezerwę i mądrze rozłóżmy w czasie ich wykonanie.
8. W dniu spotkania dobrze jest wstać trochę wcześniej. Jeśli nie, to chociaż zróbmy to niezwłocznie po usłyszeniu budzika, tj. bez ustawiania tzw. drzemki.
Działając w biznesie, warto pamiętać, że w konsekwencji braku punktualności możemy nawet stracić kluczowego klienta, który płaci, a więc też wymaga. Jego czas jest cenny, więc nie będzie tolerował sytuacji, w której go marnujemy. Miejmy na uwadze, że nasza punktualność świadczy również o firmie, którą prowadzimy lub w której pracujemy. Szanujmy zatem czas innych – poznaliśmy już przecież wskazówki pomocne w byciu punktualnymi.
Źródła:
- https://biznesborne.pl/punktualnosc-biznesie/
- https://www.swiss.com.pl/blog/post/sprawdzone-porady-jak-sie-nie-spozniac
- https://www.menopauza.pl/nauczyc-sie-punktualnosci/
